SUATU SIANG DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN CAPIL POLMAN (Catatan Kritis Wajah Pelayanan Publik Kita)

Keterangan Foto : Petugas Loket Layanan DKCS berpakaian Kebaya saat peringatan Hari Kartini 21 April 2010
A. Prolog

Untuk ketiga kalinya perempuan setengah baya itu kembali Ke Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Tiga minggu yang lalu ia telah memasukkan Surat Pengantar dari desa untuk pengurusan KTP dan Kartu keluarga. Dengan wajah kusut bersimbah pelu karena baru saja menempuh perjalanan jauh dari desanya, ia mendekati petugas loket yang lagi asyik ngobrol bersama beberapa petugas lainnya. “ Jadi mi KTP ku Nak “ ?. Petugas loket itu dengan sikap acuh tak acuh menjawab, “ Tidak tahu kah Bu, coba tanyaki sama ibu itu “ sambil menunjuk seorang ibu yang sementara mengemasi bahan belanjaannya yang baru dibeli dari pasar. Perempuan setengah baya itu lalu mendekati ibu yang dimaksud dan mencoba menanyakan apakah KTP- nya sudah jadi.Tapi betapa kecewanya ketika mendengar jawaban dari Ibu petugas loket pelayanan bahwa KTPnya belum jadi dengan alasan blangko KTP habis. petugas operator komputer tidak masuk.

Kisah di atas, bukanlah sepenggal fiksi yang direkayasa, tapi merupakan cerita lama yang menghiasi wajah pelayanan publik kita saat ini. Misalnya perilaku aparat pelayanan yang kurang simpati, prosedur pelayanan yang terlalu birokratis dan ketidakpastian waktu dalam pengurusan. Hal inilah yang mengakibatkan sikap masyarakat kurang simpatik (mengecewakan) terhadap bentuk layanan publik yang diperoleh. Terlebih lagi diketahui bahwa pelayanan publik dibidang Kependudukan dan Catatan Sipil bersifat monolistik (tidak memiliki pesaing) yang dikelola oleh lembaga pemerintah (organisasi publik).
Berbeda dengan bentuk pelayanan yang diberikan oleh organisasi bisnis, Menurut Supriyanto dan Sugiyanti (2001;2) Kualitas pelayanan pada organisasi bisnis dikelola seoptimal mungkin. Mereka sadar bahwa kelangsungan hidup organisasi atau perusahaan sangat tergantung pada pelanggan. Hasil usaha akan meningkat hanya jika mereka dapat merebut hati para pelanggan agar membeli produk yang ditawarkan. Sementara layanan yang diberikan oleh organisasi publik sering mengecewakan.
Menurut Sitorus (2008;37) Bahwa dikalangan pegawai masih muncul sikap “kalau masih bisa diperlambat mengapa harus dipercepat, kalau bisa dipersulit mengapa harus dipermudah”. Tentu saja sikap seperti ini mengakibatkan kekecewaaan masyarakat terhadap bentuk pelayanan yang diterima. Gejala lain menunjukkan ketika masyarakat (klien) sampai diruang kantor pelayanan, sikap para petugas kurang memberikan perhatian, keramahan dan kesopanan. Para petugas kurang tanggap melayani para klien sehingga mengakibatkan munculnya keluhan keluhan para klien terhadap perilaku aparat birokrasi dalam memperoleh pelayanan publik. Demikian halnya dengan praktek percaloan masih banyak bersileweran menawarkan jasa untuk mempercepat pengurusan, karena mereka punya akses kedalam lembaga pelayanan publik.
B. Kondisi Eksisting
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Polewali Mandar dibentuk berdasarkan amanat Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah revisi dari PP Nomor 8 Tahun 2003 yang ditindaklanjuti dalam bentuk Peraturan Daerah Kabupaten Polewali Mandar Nomor 5 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Laksana Dinas, Badan dan Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Polewali Mandar.
Bentuk layanan publik yang dikelola pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (DKCS) adalah mengelola adminitsrasi Kependudukan meluputi rangkaian kegiatan penataan dan penerbitan dokumen dan data data kependudukan melalui pendaftaran kependudukan, pencatatan sipil, pengelolaaan informasi administrasi kependudukan. Produk layanan yang dihasilkan oleh DKCS adalah Penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK ), Penerbitan Akte Kenal Lahir dan pencataan sipil lainnya (PP 37/2007 Tentang Pelaksanaan UU No.23/2007 Tentang Administrasi Kependudukan).
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, dapat dikemukakan bahwa lemahnya kualitas pelayanan diberikan oleh aparat pengelola pada DKCS Kabupaten Polewali Mandar disebabkan oleh faktor tunggal yaitu Rendahnya Kualitas Sumber Daya Aparatur pengelola pelayanan publik. Mengapa ? Karena peranan sumber daya aparatur dalam pengelolaan pelayanan publik melebihi peran yang dimiliki oleh sumber daya lainnya, seperti sumber daya alam, sumber daya keuangan, metode, kelembagaan, teknologi informasi maupun sumber daya lainnya.
Tanpa di dukung sumber daya aparatur yang berkualitas , mustahil sumber daya lainnya dapat berperan secara maksimal. Ini disebabkan karena ditangan para aparaturlah segala urusan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan masyarakat dilaksanakan. Penyatataan ini dapat dipertanggungjawabkan, sebab sejak tahun 2006 DKCS sudah memiliki perangkat Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) yang terkoneksi kedalam jejaring Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), Sarana dan Prasaranan perkantoran yang cukup memadai, adanya prosedur dan Standar Pelayanan Minimun yang telah ditetapkan serta adanya dukungan pendanaan. Namun sayang lagi lagi alasan SDM yang tidak berkualitas sehingga sarana dan prasana pelayanan tersebut tidak dapat dioptimalkan.
Sebagai gambaran kekinian, jumlah PNS pada DKCS sebanyak 22 orang yang sebagian besar adalah pejabat eselon IV, III dan II. Sementara aparat pelayanan yang berada dilini depan hanya 5 orang bersatus PNS selebihnya adalah Tenaga Suka Rela (TSR) yang jumlahnya melebihi kebutuhan organisasi yaitu 85 orang.
Keberadaan TSR disatu sisi memang memberikan dampak positif terhadap organisasi karena beberapa pekerjaan non teknis yang tidak dapat dikerjakan oleh PNS dikerjakan oleh Tenaga Suka Rela. Disisi lain keberadaan TSR dalam mengoptimal pelayanan justru berdampak buruk, karena fungsinya kadangkala nyambi sebagi calo dan merusak prosedur dan Standar Pelayanan Minimun yang telah ditetapkan, misalnya Melakukan pengurusan tidak melalui loket, mendahulukan pelanggan yang dikenal, atau melayani pelanggan yang mampu membayar lebih dari tarif yang yang telah ditetapkan. Kondisi seperti ini sudah menjadi rahasia umum yang setiap saat disaksikan di DKCS. Di tambah lagi banyaknya TSR yang berkeliaran karena tidak mempunyai tugas dan fungsi yang jelas.
Fenomena terjadinya penumpukan Tenaga Suka Rela pada DKCS atau SKPD lainnya disebabkan oleh inkosistensi Pemerintah Kabupaten Polewali Mandar dalam melaksankan rekruitment TSR. Kecenderungan yang terjadi selama ini, rekruitment TSR dilatarbelakangi kepetingan oknum pimpinan ketimbang kebutuhan rasional organisasi.
Dampak yang ditimbulkan akibat penumpukan TSR di setiap SKPD khususnya pada DKCS antara lain :
1. Iklim kerja yang tidak kondusif. Banyak TSR yang hanya datang, duduk, berkumpul lalu membuat kegiatan yang tidak produktif akibat kurangnya kemampuan dan profesionalisme dalam melaksanakan tugas tugas administrasi perkantoran yang bersifat teknis. Misalnya bermain game di komputer, berkumpul sambil bercerita, lalu lalang bahkan kadang kala menimbulkan keonaran. (gobrol dengan suara keras dan tertawa) sehingga mengganggu aktivitas pekerjaan kantor.
2. Motivasi utama yang mendorong para TSR ingin bekerja dengan suka dan rela dilembaga pemerintah karena mereka berharap akan diangkat jadi PNS, sebagaimana yang telah dirasakan dan dinikmati para Tenaga Suka Rela pendahulunya yang awalnya adalah tenaga sukarela, kemudian turun Peraturan Pemerintah 43 Tahun 2007 tentang Perubahan Nomor 48 Tahun 2005 Tentang Pengangkatan Tenaga Honorer, mereka diangkat jadi Pegawai Tidak tetap (PTT) lalu diangkat menjadi CPNS secara bertahap. Jika hal ini menjadi motivasi semua TSR maka akan menimbulkan permasalahan dikemudian hari, terutama bagaimana mengakomodir semua TSR untuk diangkat jadi CPNS sementara formasi untuk tenaga teknis administrasi setiap tahunnya sangat terbatas.
3. Kehadiran TSR dimanfaatkan oleh PNS selaku tenaga organik dengan mengalihkan tugas dan tanggung jawabnya. Apalagi dalam kondisi obyektif banyak TSR yang berkualitas dibanding PNS, misalnya dalam penguasaan Teknologi Informasi Komunikasi.
C. Solusi Alternatif
Untuk mendukung terwujudnya pelayanan publik yang berkualitas pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Polewali Mandar maka langkah mendasar yang mendesak dilakukan adalah Pemberdayaan PNS, Resionalisasi TSR dan Pengawasan Melekat.
1. Pemberdayaan PNS
Pemberdayaan menurut Sitorus (2008;39) “ merupakan upaya manajemen untuk meningkatkan kemampuan atau kapasistas pegawai dari keadaan yang ada sekarang atau dari kurang berdaya menjadi lebih berdaya sehingga pegawai semakin profesional dalam melaksanakan tugasnya “. Hal ini sejalan dengan pendapat Syaefullah dalam (Sitorus ; 2008,39) mengatakan bahwa “ semakin berdaya atau semakin memiliki kekuatan aparatur maka akan meningkatkan kemampuannya untuk menciptakan sikap profesionalisme dalam pemberian pelayanan terhadap masyarakat didaerahnya.
Pemberdayaan sangat penting diberikan kepada pegawai agar mereka mendapat kekuatan (energi) baru untuk berinovasi. Kepercayaan pimpinan terhadap bahwahan hendaknya terus dikembangkan, pimpinan harus percaya bahwa pegawai bertanggungjawab atas hasil kerjanya. Dengan kata lain, pemberdayaan merupakan proses membuat kekuasaan tidak terpusat dan terkonsentrasi pada seorang atau sekelompok orang atau satu atau dua bagian saja, melainkan dapat mengalir pada saat dan ditempat dimana diperlukan, sehingga dalam diri pegawai muncul kreativitas, prakarsa dan inovasi serta rasa memiliki dan peduli pada tugas tugas dan tanggung jawabnya selaku PNS. Sarjono (Sitorus,2008;41).
2. Rasionalisasi Tenaga Suka Rela
Rasionalisasi TSR dimaksudkan adalah mengurangi kuantitas Tenaga Suka Rela yang jumlahnya tidak sesuai dengan kebutuhan riil organisasi, dengan melakukan rekruitmen ulang secara transparan dan berbasis kompetensi. Menurut Clutterback dan Kernaghan (Sitorus,2008;44) bahwa “ perekrutan berbasis Kompetensi bisa membantu menembus stereotif-stereotif tradisional “ Sebab salah satu cara untuk menghindari praktek KKN dalam rekruitment CPNS atau Pegawai Tidak Tetap adalah mengedepankan kompetensi berdasarkan kebutuhan rasional organisasi.
3. Pengawasan Melekat
Dalam Keputusan MENPAN No.63 Tahun 2004 tentang Pedoman Umum Pelayanan Publik dijelaskan bahwa selain memberdayakan pegawai maka pimpinan perlu melakukan pengawasan melekat terhadap pegawai terutama berada dilini depan pelayanan yaitu pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh atasan terhadap aparat pelayanan publik yang berada dilini depan. Sebab tidak tertutup kemungkinan masih ada perilaku pegawai yang tidak berubah sekalipun telah dilakukan pemberdayaan. Perilaku pegawai yang dimaksud misalnya melakukan kutipan kutipan pelayanan diluar ketentuan.Gejala tersebut salah diantara kata Sitorus (2008;36) setiap pengurusan layanan publik selalu dibebani biaya biaya yang tidak resmi, prosedur sengaja dibuat berbelit belit.
D. Epilog
Demikianlah tulisan singkat tentang telaah kritis kualitas pelayanan publik pada Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Polewali Mandar. Semoga tulisan ini dapat menjadi sumbang saran dalam rangka perbaikan kinerja pada DKCS, sehingga kisah sedih masyarakat yang digambarkan pada prolog tulisan ini tidak lagi terjadi lagi. Tetapi yang nampak setiap harinya adalah tidak adanya komplain dari masyarakat karena merasa puas terhadap pelayanan yang diberikan. Semoga,


DAFTAR PUSTAKA

Batinggi, Achmad dan Ahmad, Badu ( 1997 ) “ Modul Manajemen Pelayanan Umum “ STIA LAN RI, Makassar.
Sitorus,Monang (2008) “ Pengaruh Pemberdayaan Pegawai Terhadap Kualitas Pelayanan Sipil ; Studi Kasus Kantor Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Medan “ Jurnal Administrasi Negara Volume 14 No. STIA LAN Makassar
Suprianto, Eko dan Sugiyanti, Sri (2001) “ Operasionalisasi Pelayanan Prima ” Lembaga Administrasi Negara (LAN) Jakarta

UU KIP ; PELUANG ATAU ANCAMAN

Setelah dua tahun melalui masa sosialisasi, akhirnya pada 1 Mei 2010 Pemerintah resmi memberlakukan Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Kehadiran Undang Undang ini menjadi suatu hal penting bagi setiap Warga Negara untuk memenuhi hak haknya dalam mengakses dan memperoleh pelayanan informasi dari badan publik secara transparan, cepat, mudah dan tepat waktu.

Di era persaingan global dewasa ini, keinginan masyarakat untuk memperoleh keterbukaan informasi menjadi semakin tinggi, apalagi menyangkut pelayanan informasi publik yang diselenggarakan oleh badan publik. Sangat dirasakan betapa tertutupnya badan publik untuk memberikan informasi kepada publik selama ini. Contoh sederhana, setiap tahun dilaksanakan seleksi Penerimaan CPNS pada lembaga pemerintah. Tapi sayang badan publik yang bertugas melaksanakan seleksi CPNS tidak transparan dalam memberikan informasi mengenai proses penilaian serta penentuan skooring hasil testing CPNS. Hal ini sering berimplikasi pada ketidakpuasan publik terhadap kinerja badan publik sehingga menimbulkan ketidak percayaan kepada pemerintah.

Kehadiran Undang Undang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) menjadi penyejuk ditengah gersangnya informasi publik yang dapat diakses secara transparan oleh masyarakat. Secara komprehensif UU KIP telah mengatur kewajiban badan/pejabat publik untuk memberikan akses informasi terbuka dan efisien kepada publik Contoh sederhananya seperti berapa biaya asli mengurus KTP atau paspor, bagaimana mekanisme penerimaan pajak, mengurus SIM, dll.

UU KIP mempunyai kedudukan penting untuk mewujudkan tata pemerintahan yang baik. Penerapan UU KIP akan mengubah budaya pelayanan di lingkungan birokrasi pemerintahan maupun badan publik lainnya untuk lebih transparan dan akuntabel yang diawasi langsung masyarakat.

Jika masa sebelum pemberlakuan UU KIP akses masyarakat untuk mengetahui jenis informasi publik yang dikelola oleh institusi pemerintahan sangat terbatas, kini peluangnya menjadi semakin terbuka luas untuk diakses oleh masyarakat kecuali informasi publik yang dikecualikan misalnya Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan dapat menghambat proses penegakan hukum, informasi publik yang dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekeayaan intelektual dan persaingan usaha tidak sehat, informasi publik yang membahayakan pertahanan dan keamaman negara, informasi publik yang dapat merugikan ketahanan ekonomi negara dan kepentingan hubungan luar negeri dan momerandum atau surat surat antar badan publik yang menurut sifatnya dirahasiakan.

Sejak UU ini ditetapkan sampai pada tahap sosialisasi dan penyiapan piranti pendukung UU, muncul kekuatiran sejumlah pejabat publik yang merasa otoritasnya akan terancam jika tidak membuka lebar kran informasi publik kepada masyarakat. Kekuatiran ini terlalu berlebihan dan tak perlu dibesar besarkan, karena UU KIP justru menjadi landasan hukum untuk memilah jenis informasi mana yang berhak diketahui masyarakat dan jenis informasi mana yang bersifat rahasia.

Dulu, sebelum UU KIP diberlakukan, masyarakat kadang sulit membedakan mana Informasi yang berhak dibuka oleh Badan Publik dan mana informasi yang bersifat rahasia. Masyarakat dengan ketidaktahuannya sering menggugat lembaga pemerintah agar membuka seluas luasnya informasi kepada publik. Dengan hadirnya UU ini, badan publik mempunyai landasan hukum untuk menutup informasi yang bersifat rahasia.

Disadari sepenuhnya bahwa di era kekinian terdapat kecenderungan masyarakat yang senantiasa menuntut lembaga pemerintah dan badan publik lainnya agar membuka selebar lebarnya arus informasi kepada publik. Dengan hadirnya UU ini, badan publik tidak perlu merasa kuatir otoritasnya terancam. Justru UU ini menjadi payung hukum untuk melindungi hak hak pejabat publik jika menolak memberikan informasi tertentu yang bersifat rahasia kepada masyarakat.

Dengan membuka akses terhadap informasi publik diharapkan lembaga pemerintah termotivasi untuk bertanggung jawab pada pelayanan rakyat yang sebaik baiknya. Hal ini dapat mempercepat pemerintahan yang terbuka yang merupakan upaya strategis mencegah praktik Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) dan terciptanya kepemerintahan yang baik (good governance).

Selain itu UU ini juga mempunyai tiga sumbu utama yaitu transparansi, partisipasi dan akuntabilitas yang pada intinya mengajak semua Lembaga Pelayanan Publik tidak terkecuali Lembaga Pemerintah tetapi juga Lembaga Non Pemerintah seperti LSM, Partai Politik, organisasi sosial, keagamaan dan organisasi kepemudaan yang operasional kegiatannya menggunakan seluruhnya dan atau sebagian dana yang berumber dari APBN/APBD, sumbangan masyarakat dan atau bantuan luar negeris untuk semakin transparan dalam memberikan pelayanan dan informasi kepada publik.

Pasal Karet dan Komisi Informasi

Sekalipun UU ini telah didesain sedemikian rupa namun tetap muncul kekuatiran dari sejumlah pihak terdapat pasal karet yang akan menjerat kelompok tertentu. Misalnya pada pasal 54 ayat 1 menyebutkan “ Setiap orang yang dengan sengaja dan atau tanpa hak mengakses dan/atau memperoleh dan/atau memberikan informasi yang dikecualikan dipidana penjara paling lama dua tahun dan pidana denda paling banyak Rp.10.000.000,-- (Sepuluh Juta Rupiah).

Yang berpotensi terkena pasal ini adalah wartawan kata Bagir Manan (Tempo/4Mei 2010). Pasal ini menjadi pasal karet yang bisa menjerat profesi wartawan dalam memberikan informasi kepada publik. Karenanya menurut Bagir Manan UU KIP memerlukan aturan lanjutan. Untuk membahas masalah tersebut Bagir Manan berencana mengundang Kementerian Komunikasi dan Informatika, Komisi Informasi serta pers yang riskan terkena dampaknya.

Satu hal yang menarik dalam UU ini karena secara komprehensif telah mengatur tentang pembentukan Komisi Informasi. Komisi Informasi adalah lembaga mandiri yang berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan pelaksanaannya menetapkan petunjuk teknis standar pelayan informasi Publik dan menyelesaikan Sengketa Informasi Publik melalui mediasi dan atau Ajukasi nonligitas. Komisi Informasi dibentuk tingkat Pusat, Provinsi dan jika dibutuhkan dibentuk ditingkat Kabupaten/Kota.

Pembetukan Komisi ini justru menimbulkan pro kontra dari masyarakat yang menilainya akan menambah riwayat “pelengkap penderita” dari sejumlah Komisi Komisi yang telah dibentuk oleh negara. Sampai saat Undang Undang ini diberlakukan baru terbentuk tiga Komisi Informasi yaitu Komisi Informasi Pusat yang diketuai Ahmad Alamsyah Saragih dan Komisi Informasi Provinsi Sumatera Selatan dan Komisi Informasi Provinsi Jawa Timur.

Lalu bagaimana dengan Sulawesi Barat ?. Suka atau tidak, suka pembentukan Komisi Informasi menjadi kebutuhan penting yang tidak bisa ditunda.. Rendahnya kinerja Satuan Kerja Perangkat Daerah yang dikeluhkan selama ini justru timbul akibat kurangnya keterbukaan informasi kepada publik. Secara empirik perilaku aparat untuk melakukan praktek Korupsi, Kolusi dan Nepotisme bermula dari ketidak jelasan informasi. Kalau Informasinya dibuka secara transparan maka ruang gerak para aparatur untuk melakukan Korupsi, Kolusi dan Nepotisme akan dipersempit karena dipantau langsung oleh publik. Kembali ke contoh sederhana yang diuraikan diawal tulisan. Seleksi penerimaan CPNS akan berjalan secara fair, jujur dan adil apabila informasi proses pelaksanaan seleksi dibuka secara transparan. Yang menjadi pertanyaan apakah setelah Komisi Informasi terbentuk, anggota komisioner dapat menjalankan fungsinya secara independen meski ia bertanggung jawab kepada Gubernur ?. Tidakkah akan menjadi institusi “ macam ompong ” sebagaimna nasibnya komisi komisi yang telah dibentuk oleh negara sebelumnya?. Jawabannya semoga tidak demikian.